Begin bij je behandelingen en je klant
Een inrichting die werkt, volgt uit een paar vragen die je vooraf beantwoordt. Welke behandelingen geef je en hoe lang duren ze? Hoeveel mensen werken er tegelijk? Wil de klant privacy, zoals bij een gezichtsbehandeling of waxen, of is zichtbaar werken juist je etalage, zoals bij knippen of nagels? En kom je alleen, of werk je met huurders of personeel?
Schrijf de antwoorden op voordat je naar panden kijkt of meubels bestelt. Je gebruikt ze om een pand te beoordelen, om je werkplekken te tellen en om te zien wat je echt nodig hebt in plaats van wat een showroom je laat zien.
Controleer eerst of je in het pand mag
Niet elk pand is geschikt voor een salon, ook niet als het er al jaren een winkel of kantoor in zit. Wat er op een locatie mag, staat in het omgevingsplan van de gemeente. Bij de Kamer van Koophandel lees je hoe je dat plan raadpleegt, en in het Omgevingsloket zie je via Regels op de kaart wat voor een specifiek adres geldt.
Een salon aan huis is een aparte vraag: de gemeente bepaalt of en onder welke voorwaarden dat mag. Vraag het na voordat je gaat verbouwen of huur tekent. Neem ook de zaken mee die buiten het omgevingsplan vallen, zoals wat je verhuurder toestaat voor water, afvoer en ventilatie.
De indeling: teken de looproute van deur tot werkplek
Loop in gedachten een afspraak door. De klant komt binnen, meldt zich, wacht, wordt opgehaald, krijgt de behandeling, rekent af en gaat weg. Elke stap heeft ruimte nodig, en ze mogen elkaar niet in de weg zitten. Maak een plattegrond op schaal van het echte pand, zet de vaste punten erop (deur, ramen, aansluitingen voor water, afvoer en stroom) en schuif pas daarna met je werkplekken.
- Ontvangst: een balie of plek waar je klanten begroet, afrekent en je agenda bij de hand hebt. Zet hem zo dat je de deur ziet.
- Wachtplek: een paar stoelen en iets te lezen of te drinken, buiten de looproute van de behandelplekken.
- Werkplekken: genoeg ruimte om eromheen te lopen. Een klant en een behandelaar moeten zich kunnen bewegen zonder dat de volgende werkplek gestoord wordt.
- Privacy: bij gezicht, huid, waxen en massage een afsluitbare cabine of in elk geval een scherm of gordijn. Bij een gezichtsbehandeling hoort geen mogelijkheid dat iemand binnenloopt.
- Voor jou en je team: een plek voor jassen en tassen, iets te drinken en pauze, en opslag voor producten die niet in het zicht van klanten staan.
- Een toilet dat klanten kunnen gebruiken, en een plek om handen te wassen die niet de wasunit of een toiletwastafel is.
Werkplekken per salonsoort
Wat een werkplek nodig heeft, hangt af van wat je doet. Een lijst om je eigen werkplek langs te lopen:
- Kapsalon en barbershop: stoel met voldoende beenruimte, spiegel met goed licht, een werkblad of kar binnen handbereik, stopcontacten voor föhn en tondeuse, en een plek voor gereedschap dat gereinigd wordt.
- Schoonheidssalon: behandelbed met een verstelbare rug, kruk voor jou, een trolley of tafel met je producten, een lamp met een goed neutraal licht, en stroom voor apparatuur.
- Nagelstudio: nageltafel op de juiste hoogte, een goede lamp, afzuiging bij de tafel (stof en dampen verdwijnen weg van de klant en van jou) en opslag voor producten die dicht moeten blijven.
- Wimper- en browstudio: een behandelbed waarop de klant lang kan liggen, goed en precies licht en een rustige omgeving.
- Massage en pedicure: een behandeltafel of pedicurestoel, een plek voor warm water of voetenbad, en schoonmaakmiddelen binnen handbereik.
Wasunit, water en afvoer
Een kapsalon heeft warm water en een goede afvoer nodig bij elke wasunit. Laat een installateur voor je tekent kijken of de leidingen en afvoer van het pand voor het aantal wasplekken geschikt zijn, en wat het kost om ze te verleggen. Dat is vaak de duurste verrassing van een verbouwing.
Kies de plek van de wasunit zo dat de klant er rustig kan liggen zonder in een doorloop te zitten, en dat je er met een karretje met producten bij kunt. Een schoonheidssalon of nagelstudio heeft meestal geen wasunit nodig, maar wel een wastafel voor handen en gereedschap.
Verlichting en ventilatie
Licht is gereedschap. Bij kleuren kijk je naar kleurverschillen, bij nagels naar lagen en randjes, bij wimpers naar fijn werk. Kies licht dat kleuren eerlijk weergeeft en schaduw op de werkplek voorkomt, en zet het zo dat het niet in de ogen van een liggende klant schijnt.
Ventilatie is meer dan comfort. In een salon werk je met stoffen die je niet wilt inademen: haarverf en haarlak, nagelproducten, desinfectie. De arbocatalogus voor de kappersbranche gaat over gevaarlijke stoffen (waaronder allergenen), fysieke belasting en werkdruk; lees hem voordat je de inrichting afrondt. Wat het pand zelf aan ventilatie biedt, valt onder de bouwregels; vraag je verhuurder of aannemer wat er is en wat je kunt toevoegen.
Bron: Arboportaal: arbocatalogus kappers · Arbocatalogus kappers (healthyhairdresser.nl)
Hygiëne en de regels die gelden
Wat in de wet staat, verschilt per soort behandeling. Dit zijn de punten waar je zeker mee te maken kunt krijgen, met een bron zodat je zelf kunt nalezen wat voor jou geldt:
- Heb je personeel (ook uitzendkrachten, stagiaires of flexwerkers), dan moet je een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben. Werk je alleen en zonder personeel, dan geldt die plicht niet, al gelden er wel arboregels voor je eigen veiligheid.
- Hygiëne: het RIVM stelt hygiënerichtlijnen op, samen met brancheorganisaties, en heeft een algemene hygiënerichtlijn voor bedrijven zonder een eigen richtlijn. Kijk in de lijst welke voor jouw vak geldt en neem die als uitgangspunt voor je schoonmaakplan en gereedschap.
- Allergenen en huidklachten: in de arbocatalogus staat hoe je de kans op huid- en luchtwegklachten klein houdt, bijvoorbeeld met handschoenen en ventilatie.
- Klantgegevens en gezondheidsvragen: noteer je allergieën of huidproblemen, dan zijn dat bijzondere persoonsgegevens met eigen regels. Een voorbeeld van een intakeformulier met toestemmingstekst vind je op de pagina over het intakeformulier voor een schoonheidssalon.
Praktisch, en geen wettelijke regel: kies werkvlakken en vloeren die je goed schoon kunt maken, zet een afsluitbare afvalbak bij elke werkplek en leg vast wat je na elke klant en aan het eind van de dag schoonmaakt. Dat maakt een controle of een klacht een stuk eenvoudiger.
Bron: KvK: RI&E voor personeel · RIVM: algemene hygiënerichtlijn · RIVM: hygiënerichtlijnen · Autoriteit Persoonsgegevens: mag u persoonsgegevens verwerken?
Startbudget: een checklist om zelf in te vullen
Bedragen verschillen te veel per stad, pand en niveau om er een getal op te plakken. Wat wel werkt: een lijst waarin je elke post met een offerte of prijs invult, zodat je ziet wat je werkelijk nodig hebt. Zet ze in drie kolommen: nodig om te openen, kan later, en vaste kosten per maand.
- Pand: borg, eerste maand huur, makelaar of kosten van de verhuurder: € ......
- Verbouwing: vloer, wanden, verlichting, elektra, water en afvoer, afzuiging: € ......
- Meubilair en werkplekken: stoelen of behandelbedden, spiegels, werkbladen, balie, wachtplek: € ......
- Wasunit(s) en installatie, als je ze nodig hebt: € ......
- Apparatuur en gereedschap: schaar, tondeuse, lampen, stomer, apparaten, desinfectie: € ......
- Eerste voorraad producten en verbruiksmateriaal: € ......
- Wasgoed, handdoeken en schoonmaakmiddelen: € ......
- Verzekeringen (bedrijf, aansprakelijkheid, inboedel): € ...... per maand
- Software, agenda, kassa en pinbetalingen: € ...... per maand
- Inschrijving, website, huisstijl, borden en eerste marketing: € ......
- Boekhouder of administratie: € ...... per maand
- Buffer voor de eerste maanden zonder volle agenda: € ......
Tel de maandposten op: dat zijn je vaste kosten. Vul ze in de uurtarief-calculator in om te zien welk uurtarief je minimaal nodig hebt, voordat je de inrichting bestelt.
Vanaf dag 1: agenda en kassa
Een salon is pas open als klanten kunnen boeken en je kunt afrekenen. Regel dat tegelijk met de inrichting, niet na de opening. In MyWest stel je je behandelingen in met duur en prijs, en per behandeling het btw-tarief. Klanten boeken via je eigen boekingspagina: een online boeking is een aanvraag die jij goedkeurt. De agenda heeft een kolom per medewerker, je rekent af met contant of pin en de bon gaat per e-mail naar de klant.
Heb je een cabine, een behandeling met apparatuur of een stoel die niet dubbel geboekt mag worden, dan zet je die als ruimte of apparaat in MyWest en koppel je ze aan de behandelingen. De agenda toont ze als eigen kolommen en online worden alleen tijden getoond waarop alles vrij is. Bij een behandeling zoals kleuren stel je de inwerktijd in, zodat je medewerker tussendoor vrij is voor een andere klant.
MyWest helpt niet bij de bouw, de inkoop of de vergunning, en is geen boekhoudprogramma. Het is de agenda, het klantenbestand en de kassa voor je salon, vanaf de eerste afspraak. Je probeert het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens om te starten.