Versie 2026-10-02, geldig vanaf 2 oktober 2026
Deze verwerkersovereenkomst is een aanvulling op de algemene voorwaarden van MyWest tussen de salon (verwerkingsverantwoordelijke) en AIFAIS B.V., Mercuriusweg 25-27, 2741 TB Waddinxveen, KvK 42036293 (verwerker), en regelt hoe MyWest persoonsgegevens verwerkt namens de salon, zoals artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereist. Bij tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
MyWest verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de salon, voor zover dat nodig is om de MyWest-software als dienst te leveren. De salon blijft verwerkingsverantwoordelijke; MyWest is verwerker.
Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de salon MyWest gebruikt en eindigt automatisch met het abonnement, met uitzondering van de bepalingen die naar hun aard blijven gelden, zoals geheimhouding en de verwijdering na einde van artikel 10.
MyWest verwerkt persoonsgegevens om de software als dienst te leveren: het opslaan en tonen van agenda, klanten, kassa, diensten en personeelsgegevens van de salon, het versturen van transactionele e-mail (zoals afspraakbevestigingen en herinneringen) namens de salon, en het innen van het abonnement van de salon zelf. MyWest gebruikt deze gegevens nooit voor eigen marketing of voor een ander doel dan het leveren van de dienst aan de salon.
MyWest verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van gedocumenteerde instructies van de salon en voor de doelen van artikel 3, tenzij een wet MyWest tot een andere verwerking verplicht; in dat geval informeert MyWest de salon vooraf over die wettelijke verplichting, tenzij de wet die informatie verbiedt.
MyWest zorgt voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (artikel 7), verplicht iedereen die onder haar gezag persoonsgegevens verwerkt tot geheimhouding, en werkt mee aan een redelijk verzoek van de salon om aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan.
MyWest maakt voor de uitvoering van de dienst gebruik van de volgende subverwerkers:
MyWest sluit met elke subverwerker een overeenkomst die deze subverwerker minstens dezelfde verplichtingen oplegt als deze verwerkersovereenkomst aan MyWest oplegt. Een nieuwe subverwerker, of de vervanging van een bestaande, kondigt MyWest minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan; de salon kan daartegen binnen die termijn schriftelijk gemotiveerd bezwaar maken.
MyWest beveiligt persoonsgegevens met passende maatregelen, waaronder in elk geval: versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS), toegang tot gegevens op basis van rollen en alleen voor wie dat voor zijn werk nodig heeft, een gescheiden omgeving per salon op databaseniveau (row level security), en regelmatige beveiligingsupdates van de gebruikte software.
Ontdekt MyWest een inbreuk in verband met persoonsgegevens die zij voor de salon verwerkt, dan meldt zij dit zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking aan de salon, met de informatie die de salon redelijkerwijs nodig heeft om zelf te beoordelen of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is. De salon blijft zelf verantwoordelijk voor het al dan niet melden van een datalek aan de toezichthouder of aan betrokkenen.
Ontvangt MyWest rechtstreeks een verzoek van een betrokkene (bijvoorbeeld een klant of medewerker van de salon) dat over de verwerking door de salon gaat, dan stuurt MyWest dit verzoek door naar de salon en beantwoordt het zelf niet inhoudelijk. MyWest helpt de salon, voor zover redelijkerwijs mogelijk binnen de mogelijkheden van de software, met het beantwoorden van een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraagbaarheid van gegevens.
Na het einde van de overeenkomst tussen MyWest en de salon verwijdert of anonimiseert MyWest de persoonsgegevens die zij voor de salon verwerkte, binnen de bewaartermijn die de algemene voorwaarden van MyWest daarvoor noemen, behalve wat MyWest op grond van de wet moet bewaren, met name de administratie rond facturen.