Salonsoftware kiezen: criteria en vragen

Waarom een lijst met criteria beter werkt dan een ranglijst

Een ranglijst van salonsoftware is snel verouderd. Prijzen, pakketten en voorwaarden veranderen, en wat past bij een kapper met vijf stoelen, past niet vanzelf bij een zzp-pedicure die vanuit huis werkt. Een lijst met criteria blijft wel kloppen. Op deze pagina vind je tien punten waarop salonsoftware echt van elkaar verschilt, met bij elk punt de vraag die je aan elke leverancier stelt.

We noemen bewust geen andere leveranciers. De actuele prijzen en voorwaarden lees je het best zelf bij de bron, en een gids zonder namen blijft langer bruikbaar. Bij elk criterium lees je daarna hoe MyWest erop scoort, met alleen dingen die je zelf kunt nalezen op de site of in de voorwaarden. Zo weet je waar je ons op kunt controleren.

1. Vast bedrag of prijs per medewerker

Sommige leveranciers rekenen een vast bedrag per salon, andere een bedrag per medewerker of per agenda. Bij een salon met een stoel maakt dat weinig uit, bij een team van vijf of acht kan het verschil over een jaar flink oplopen. Kijk ook voorbij de introductieprijs: een lage eerste maand of een kortingsactie zegt niets over wat je in het tweede jaar betaalt, en een prijs zonder btw is een andere prijs dan een prijs met btw.

• Vraag aan elke leverancier: wat betaal ik per maand, inclusief btw, bij een, drie en acht medewerkers, en wat verandert er na de introductieperiode?
• MyWest: drie abonnementen met een vast bedrag per maand, exclusief btw. Brons kost EUR 19 (EUR 22,99 inclusief 21 procent btw in Nederland) voor 1 medewerker, Zilver EUR 49 voor tot 5 medewerkers en Goud EUR 79 voor tot 15 medewerkers. Heb je meer nodig, dan spreek je via contact een abonnement op maat af.

2. Commissie op boekingen via een marktplaats

Een deel van de systemen is tegelijk een marktplaats. Nieuwe klanten vinden je via het platform en daar betaal je commissie over, soms alleen op de eerste boeking van een nieuwe klant, soms op elke boeking. Dat kan nuttig zijn als je actief klanten wilt werven, maar het is een ander verdienmodel dan software. Je betaalt dan niet voor een stuk gereedschap, maar voor aanvoer van klanten. Let op de kleine lettertjes: telt een klant die je al kende ook als nieuwe klant, en kun je je profiel op de marktplaats uitzetten zonder dat je eigen boekingspagina verandert?

• Vraag aan elke leverancier: betaal ik commissie over boekingen of klanten, hoe wordt die berekend, en kan ik de marktplaats uitzetten?
• MyWest: MyWest is geen marktplaats en rekent geen commissie op boekingen of omzet.

3. Contractduur en opzegtermijn

Let op de looptijd. Een jaarcontract met stilzwijgende verlenging of een opzegtermijn van drie maanden maakt wisselen duur, ook als je na twee maanden merkt dat het systeem niet bij je past. Een maandelijks opzegbaar abonnement houdt je flexibel. Vraag ook wat er na opzegging met je gegevens gebeurt en of je ze kunt meenemen.

• Vraag aan elke leverancier: wat is de minimale looptijd, wat is de opzegtermijn en wat krijg ik terug als ik tussentijds opzeg?
• MyWest: er geldt geen minimale looptijd. Je kunt op elk moment opzeggen, betaalt dan alleen nog de lopende maand en er wordt daarna niets meer afgeschreven. Er is geen restitutie over reeds betaalde maanden.

4. Wat zit er standaard in

Controleer welke onderdelen in de prijs zitten en welke je apart bijbetaalt: online boeken, kassa, voorraad, afspraakherinneringen, extra medewerkers of extra vestigingen. Een lage instapprijs met betaalde modules kan uiteindelijk duurder uitkomen dan een pakket waarin alles zit. Maak daarom eerst een lijstje van wat jij elke dag gebruikt en vink per leverancier af wat standaard is.

• Vraag aan elke leverancier: welke onderdelen zitten in de prijs die ik zie, en welke kosten komen er bij?
• MyWest: drie abonnementen. In Brons zitten de agenda, online boeken, de kassa, de klantenkaart, herinneringen per e-mail, voorraad en rapportages, voor 1 medewerker. Zilver (tot 5 medewerkers) en Goud (tot 15 medewerkers) bevatten alles uit het abonnement eronder en meer. Je salon krijgt een eigen boekingspagina op een adres als jouw-salon.mywest.app.

5. Wat moet je zelf invoeren

Elk systeem is leeg als je begint. Vraag wat je zelf moet invoeren: diensten en prijzen, openingstijden, medewerkers, klanten en producten. En vraag wie je daarbij helpt: alleen een handleiding, of ook iemand die meekijkt. Een systeem dat je in een uur hebt ingericht, wint van een systeem dat je een week kost, ook als het minder opties heeft.

• Vraag aan elke leverancier: hoeveel tijd kost het om te starten, wat moet ik zelf invoeren en kan ik hulp krijgen?
• MyWest: aanmelden duurt ongeveer drie minuten en kan zonder betaalgegevens. Je diensten, medewerkers en openingstijden voer je daarna zelf in; je klanten kun je importeren (zie criterium 6).

6. Overstappen en je gegevens meenemen

Je klantenbestand is het waardevolste dat in je systeem zit. Vraag bij elke leverancier twee dingen: kun je je klanten importeren als je komt, en kun je ze weer meenemen als je weggaat? Let op wat er precies mee komt: alleen namen en contactgegevens, of ook diensten en de afspraakgeschiedenis. Een import die je kunt laten terugdraaien als er iets misgaat, is geruststellend.

• Vraag aan elke leverancier: welke gegevens kan ik importeren (klanten, diensten, afspraken), in welk bestandsformaat, en kan ik alles weer exporteren?
• MyWest: je importeert klanten uit een CSV- of Excelbestand (.xlsx, maximaal 10.000 rijen). De kolommen worden herkend en je controleert de koppeling voordat je importeert. Het gaat om naam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en notities. Diensten en afspraakgeschiedenis neem je nu nog niet automatisch mee en adresgegevens slaan we nog niet op. Gaat er iets mis, dan maken we de import binnen 24 uur ongedaan.

7. Taal en land

Werk je in Nederland, in België of in een ander land? Controleer of de software in jouw taal werkt, of de btw goed wordt verwerkt voor jouw land en of de betaalmethoden aansluiten op wat jouw klanten gebruiken. Software die voor een andere markt is gebouwd, laat je vaak zelf rekenen en vertalen.

• Vraag aan elke leverancier: werkt de software in mijn taal en land, en hoe wordt btw voor mijn land verwerkt?
• MyWest: beschikbaar voor salons in Nederland en België. Voor andere landen geldt automatisch jouw eigen btw-regime.

8. Support

Je merkt de kwaliteit van support pas als er iets misgaat, dus vraag er vooraf naar: via welk kanaal kun je terecht, op welke dagen en tijden, in welke taal, en is het inbegrepen? Een telefoonnummer helpt niet als niemand opneemt, en een mailadres helpt niet als je pas na drie dagen antwoord krijgt. Het slimst is om tijdens de proefperiode zelf een echte vraag te stellen en te kijken hoe snel en hoe duidelijk het antwoord is.

• Vraag aan elke leverancier: waar kan ik terecht met een vraag, binnen welke tijd krijg ik antwoord en kost support extra?
• MyWest: je bereikt ons via het contactformulier op de site, je vraag komt binnen als ticket. Test het gerust tijdens je proefperiode.

9. AVG en verwerkersovereenkomst

In je systeem staan persoonsgegevens van je klanten, soms ook notities over behandelingen. Onder de AVG ben jij daarvoor verantwoordelijk en is de leverancier je verwerker. Je hebt daarom een verwerkersovereenkomst nodig en je moet weten waar de gegevens staan, hoe lang ze bewaard blijven en wat er na opzegging mee gebeurt. Dat hoort gewoon op de website te staan, niet pas na een mail.

• Vraag aan elke leverancier: krijg ik een verwerkersovereenkomst, waar staan mijn gegevens en wat gebeurt er na opzegging?
• MyWest: de verwerkersovereenkomst staat op de website. De gegevens staan bij een database-aanbieder in de EU-regio West. Na beëindiging van de overeenkomst worden persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, en op verzoek eerst aangeleverd in een gangbaar formaat.

10. Proefperiode

Een proefperiode is de enige manier om te zien of het systeem bij je werkwijze past. Let op de voorwaarden: heb je een betaalmethode nodig om te starten, wordt de proef automatisch een abonnement, en zijn alle functies beschikbaar of alleen een beperkte versie? Gebruik de proef met echte afspraken en echte klanten, niet alleen met voorbeeldgegevens.

• Vraag aan elke leverancier: hoe lang duurt de proef, heb ik betaalgegevens nodig en wat gebeurt er aan het einde?
• MyWest: 14 dagen gratis met alle functies, zonder betaalgegevens bij aanmelden. Je betaalt niets tijdens de proefperiode en zegt je op voor het einde, dan betaal je niets. Ga je door, dan stel je zelf je betaling in.

Zo gebruik je deze lijst

Maak een tabel met tien rijen en per leverancier een kolom. Vul alleen in wat je schriftelijk hebt, bijvoorbeeld van de website of uit een mail. Een vraag die een leverancier niet wil of kan beantwoorden, is zelf ook een antwoord. Geef daarna de rijen die voor jou het zwaarst wegen extra gewicht: commissie als je al veel vaste klanten hebt, overstappen als je een groot klantenbestand meeneemt, support als je weinig tijd hebt om zelf uit te zoeken hoe iets werkt.

Houd twee systemen over en probeer ze elk een week met echte afspraken. Je weet dan niet alleen wat er op de prijslijst staat, maar ook hoe het voelt om er elke dag mee te werken.

Eerlijk over wat MyWest nog niet doet

Een eerlijke gids noemt ook de beperkingen. Bij het overstappen nemen we nu klanten mee, maar nog niet je diensten of afspraakgeschiedenis, en adresgegevens slaan we nog niet op. Dat is geen reden om ons niet te proberen, wel een reden om bij elke leverancier hetzelfde te vragen. Wil je zien of MyWest bij je salon past, start dan de gratis proefperiode van 14 dagen en kijk zelf.