Intakeformulier schoonheidssalon: voorbeeld
Een volledig intakeformulier met gezondheidsvragen, toestemming en AVG-tekst. Print het, pas het aan voor je salon, of laat klanten het digitaal invullen en ondertekenen.
Let op: dit is een voorbeeld, geen medisch of juridisch advies. Pas de vragen aan op de behandelingen die je geeft, vul de tekst tussen haakjes in en laat bij twijfel een adviseur meekijken. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens; lees onder het formulier waar je op moet letten.
Intakeformulier
[Naam salon] · [adres en telefoonnummer] · Datum:
Jouw gegevens
- Naam
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Behandeling en wensen
Deze vragen helpen ons de behandeling bij je te laten passen.
Voor welke behandeling kom je?
Wat is je huidtype of hoe reageert je huid meestal?
NormaalDroogVetGevoeligWeet ik niet
Welke producten gebruik je nu op je huid of nagels?
Wat wil je met de behandeling bereiken?
Gezondheid
Beantwoord de vragen naar waarheid. Je antwoorden zijn vertrouwelijk en worden alleen gebruikt om je veilig te behandelen.
Heb je allergieën of overgevoeligheden, bijvoorbeeld voor latex, nikkel, parfum, lijm, hennaverf of haarverf?
NeeJaZo ja, welke?
Heb je eerder een allergische of huidreactie gehad op een behandeling of product?
NeeJaZo ja, wat gebeurde er?
Gebruik je medicijnen of huidmiddelen op recept (ook crèmes of tabletten)?
NeeJaZo ja, welke?
Heb je een huidaandoening of een huidprobleem, bijvoorbeeld eczeem, psoriasis, acne, koortslip of een wond op het te behandelen gebied?
NeeJaZo ja, welke?
Heb je de afgelopen weken een andere huid- of gezichtsbehandeling gehad, zoals een peeling, laserbehandeling of injecties?
NeeJaZo ja, welke en wanneer?
Ben je zwanger of geef je borstvoeding?
NeeJa
Heb je een aandoening waarvan je denkt dat de salon die moet weten, bijvoorbeeld diabetes, een stoornis in de bloedstolling of epilepsie?
NeeJaZo ja, welke?
Draag je contactlenzen? (voor wimper- en oogbehandelingen)
NeeJa
Is er verder iets wat we moeten weten om je veilig te behandelen?
Toestemming voor de behandeling
Ik heb de vragen naar waarheid beantwoord. Ik ben geïnformeerd over de behandeling, het verloop, de mogelijke reacties en de nazorg, en ik kon vragen stellen. Ik laat de behandeling uitvoeren op eigen verzoek.
Toestemming voor het vastleggen van gezondheidsgegevens (AVG)
Ik geef [naam salon] toestemming om de gezondheidsgegevens die ik op dit formulier invul vast te leggen in mijn klantdossier en te gebruiken om mijn behandelingen veilig uit te voeren. De salon bewaart deze gegevens [bewaartermijn invullen] en deelt ze niet met anderen, tenzij de wet dat vraagt. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, en ik mag mijn gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen door contact op te nemen met [contactgegevens salon]. Trek ik mijn toestemming in, dan kan de salon een behandeling weigeren waarvoor die gegevens nodig zijn.
Foto's (optioneel)
Optioneel: ik geef toestemming om voor- en nafoto's van mijn behandeling te maken voor mijn dossier. Gebruik voor reclame vraagt een aparte toestemming.
Handtekening klant
Datum
Ben je minderjarig? Dan tekent een ouder of voogd mee. Naam ouder of voogd en handtekening:
Naam ouder of voogd
Handtekening ouder of voogd
Waar je op moet letten bij gezondheidsvragen
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je ze niet verwerken, tenzij een van de uitzonderingen in de AVG geldt; uitdrukkelijke toestemming van de klant is er een. De toestemming moet specifiek zijn, op voldoende informatie berusten en met een actieve handeling zijn gegeven, zie Mag u persoonsgegevens verwerken? (Autoriteit Persoonsgegevens, gecontroleerd op 22 oktober 2026).
- Vraag alleen wat je nodig hebt voor een veilige behandeling. Een vraag die je niet gebruikt, schrap je.
- Zeg waarvoor je de antwoorden gebruikt en hoe lang je ze bewaart, en vul die termijn zelf in het voorbeeld in.
- Laat de klant actief toestemmen met een aankruisvakje of handtekening, en bewaar het getekende exemplaar.
- Laat een klant toestemming intrekken en inzage vragen. Zeg dat in het formulier en regel hoe je dat afhandelt.
- Bewaar formulieren op een plek waar alleen jij en je medewerkers bij kunnen, niet in een openbare map of een gedeelde chat.
Dit formulier digitaal laten invullen in MyWest
MyWest heeft formulieren met handtekening. Je maakt een formulier zoals hierboven, de klant vult het in op haar eigen telefoon of op een tablet in je salon, en jij hebt het getekende exemplaar direct in haar klantdossier.
1. Maak het formulier
Ga als beheerder naar Instellingen, dan Formulieren. Begin met een startsjabloon (er is er een voor een gezondheidsintake) of maak een eigen formulier. Per vraag kies je ja/nee, aankruisvakje, keuzelijst of tekst, en je kunt uitlegtekst toevoegen. Markeer gezondheidsvragen als gezondheidsgegeven: tekenen geldt dan als toestemming om ze vast te leggen. Schrijf de verklaring onder de handtekening zelf.
2. Koppel het aan behandelingen
Je koppelt het formulier aan de behandelingen waarvoor je het wilt vragen. De link gaat dan mee in de bevestigingsmail van de afspraak (die schakelaar staat bij een nieuw formulier aan). Wil je dat een klant het bij elke afspraak opnieuw tekent, dan zet je dat per formulier aan. Je kunt de link ook vanaf de klantkaart klaarzetten en zelf versturen, of op een tablet aan de balie openen.
3. De klant tekent, jij bewaart
De link werkt zonder inloggen. De klant vult de vragen in en tekent met haar vinger of muis. Ze krijgt een pdf-kopie per e-mail. Het getekende formulier staat op haar klantkaart, onder Formulieren, en kan daarna niet meer veranderen. In de pdf staan ook het tijdstip, het IP-adres en het apparaat waarmee is getekend.
Wat het wel en niet is
De startsjablonen zijn voorbeelden; je past de tekst aan naar je eigen salon en je blijft zelf verantwoordelijk voor welke vragen je stelt en hoe lang je de antwoorden bewaart. Voor behandelingen met een leeftijdsgrens kun je regels instellen: bij een minderjarige klant vraagt het formulier dan ook de naam en handtekening van een ouder of voogd.
Meer over software voor je schoonheidssalon, de klantkaart en het klantenbestand en een eigen salon starten.
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een intakeformulier voor een schoonheidssalon staan?
De gegevens van de klant, waarvoor ze komt, en de vragen die je nodig hebt om veilig te behandelen: allergieën, medicijnen en huidmiddelen, huidaandoeningen, recente behandelingen en zwangerschap of borstvoeding. Daarbij hoort een verklaring waarmee de klant toestemming geeft om die gezondheidsgegevens vast te leggen, en een handtekening met datum.
Heb ik toestemming nodig voor gezondheidsvragen?
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het verwerken ervan verboden, tenzij een van de uitzonderingen in de AVG geldt, en uitdrukkelijke toestemming is zo'n uitzondering. Neem daarom een toestemmingsverklaring op in het formulier en bewaar het getekende exemplaar. Twijfel je over jouw situatie, vraag dan juridisch advies; dit voorbeeld is dat niet.
Hoe lang moet ik een intakeformulier bewaren?
Dat bepaalt de wet voor jouw situatie en de reden waarvoor je de gegevens bewaart; in dit voorbeeld staat daarom een invulveld. Bewaar niet langer dan nodig en laat een klant weten hoe lang je het bewaart. Voor een zekere termijn vraag je een adviseur.
Mag een klant het formulier digitaal ondertekenen?
In MyWest wel: de klant opent een link, vult de vragen in en tekent met haar vinger op de telefoon of tablet. Ze krijgt een pdf-kopie per e-mail en jij vindt het getekende formulier op de klantkaart. Of een digitale handtekening in jouw situatie volstaat, bepaal je met je adviseur; het formulier legt vast wanneer er is getekend en vanaf welk apparaat.
Kan ik het voorbeeld aanpassen aan mijn salon?
Ja, en dat moet ook: schrap vragen die niet bij je behandelingen passen en voeg vragen toe die wel nodig zijn, bijvoorbeeld bij wimperlifting, waxen of huidbehandelingen met apparatuur. Kom je niet uit welke vragen verplicht zijn voor een behandeling, raadpleeg dan de richtlijnen voor jouw vak.
Is dit voorbeeld medisch of juridisch advies?
Nee. Het is een voorbeeld om van uit te gaan. Een intakeformulier vervangt geen advies van een arts en geen juridisch advies. Laat bij twijfel een professional meekijken.
Hoe laat ik klanten het formulier in MyWest invullen?
Als beheerder ga je naar Instellingen en dan Formulieren, begin met een startsjabloon (bijvoorbeeld Intake gezondheid) of maak een eigen formulier, en koppel het aan de behandelingen waarvoor je het wilt vragen. De link gaat mee in de bevestigingsmail van de afspraak, of je stuurt hem zelf vanaf de klantkaart.
Wat kost MyWest?
MyWest begint bij € 19,00 per maand exclusief btw. Je probeert 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens om te starten.
Probeer MyWest 14 dagen gratis
Geen betaalgegevens nodig om te beginnen. Je stelt je betaling pas in als je dat wilt, uiterlijk aan het eind van de proef.